Dernière modification : 13-08-2020

Référence

3370859

Description

Catégorie du métier

Secrétaire bureautique polyvalent

Secteur d'activité

Santé et action sociale

Lieu d'activité

REGION BRUXELLES-CAPITALE

Fonction

De Iris Ziekenhuizen Zuid zoeken, voor het Departement Human Resources, gevestigd op de campus Etterbeek-Baron Lambert te Etterbeek, een tweetalige Secretaresse (m.v.x). Onder voltijds contract voor onbepaalde duur
Uw functie
Als secretaresse neemt u deel aan alle activiteiten van de dienst. U verleent administratieve ondersteuning aan de Directeur van de Human resources (DHR) en aan de HR Manager. U coördineert de activiteiten van die laatsten in nauwe samenwerking met de secretaresse van het departement en in samenspraak met de medewerkers van de Human resources.

U staat onder de verantwoordelijkheid van de DHR en uw takenpakket omvat:

  • De administratieve ondersteuning van de DHR en HR Manager:
  • Documenten opstellen;
  • Verslagen opmaken en de opvolging van de beslissingen die in vergaderingen werden genomen verzekeren door herinneringen/uitnodigingen te versturen;
  • Verslagen en dossiers voorbereiden door de nodige informatie te verzamelen en de opvolging ervan te verzekeren;
  • Iedere voor het werk van de DHR of de HR Manager nuttige informatie of gebeurtenis overbrengen.
  • De logistieke ondersteuning van de DHR en HR Manager:
  • De agenda van de DHR en van de HR Manager beheren op basis van hun richtlijnen (vergaderingen, verplaatsingen, afspraken);
  • De logistieke en administratieve organisatie van interne en externe vergaderingen en van afspraken verzekeren (zaal reserveren, uitnodigingen versturen, dagorde opmaken, documenten voorbereiden, ...);
  • Iedere relevante briefwisseling (papieren dossiers of scan) evenals de voor de goede werking van het departement noodzakelijke documenten klasseren en archiveren;
  • De databases bijhouden.
  • De administratie van het departement:
  • De inkomende en uitgaande briefwisseling beheren (opvolging en verdeling);
  • Het fysieke en telefonische onthaal op het departement verzekeren (medewerkers en externe bezoekers), in het Frans en in het Nederlands;
  • Brieven voor het personeel opstellen en opvolgen (informatie, uitnodiging, …);
  • De secretaresse van het departement bijstaan in functie van de prioriteiten.
  • Beheer van de dossiers van jobstudenten, stagiairs en andere niet-loontrekkende statuten:
  • Kandidaturen ontvangen en verwerken in functie van de interne behoeften;
  • De studenten contacteren, hun contract opstellen en de ondertekening ervan verzekeren.

Votre profil

Expérience(s) professionnelle(s)

DuréeSecteurDescription
24 mois//

Description libre

Uw opleiding:

  • Bachelor of graduaat
Uw ervaring en kennis:
  • 3 jaar bewezen ervaring in een functie van secretaresse of in een gelijkaardige functie;
  • Ervaring in een HR-dienst is een reële troef;
  • Zeer grondige kennis op het vlak van IT (MS Office);
  • Zeer goede kennis van de tweede landstaal.
Uw vaardigheden:
  • U bent stipt en snel in de uitvoering van uw taken;
  • U bent georganiseerd, u beheert uw tijd op een efficiënte manier en respecteert de planningen en deadlines;
  • U beschikt over een stevige redactionele vaardigheid en een uitstekende spelling;
  • U werkt autonoom en waardeert eveneens het werk binnen een team en u hebt gevoel voor samenwerking;
  • U anticipeert op de dingen en aarzelt niet om initiatieven te nemen;
  • U hebt een uitgesproken zin voor dienstverlening en u beschikt over zin voor onthaal;
  • U handelt discreet, integer en beheert de dossiers in alle vertrouwelijkheid.

Contrat

Régime de travail

Temps plein de jour

Type

A durée indéterminée

Commentaire

Début du contrat : au plus vite